07.11.2014

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Forse non sapevi che…

Forse non sapevi che…

Durante la normale assistenza che forniamo giornalmente ai nostri clienti sull’utilizzo di Agim On Line, capita spesso di ricevere domande su funzioni poco utilizzate o che non sono state apprese al 100% , abbiamo quindi pensato di elencare una serie di consigli utili, che pensiamo possano aiutare nel quotidiano a velocizzare la normale operatività dell’agenzia, siete pronti quindi, iniziamo:

 

Vorrei ricevere l’agenda del giorno dopo direttamente per email sul cellulare, come posso fare?

Prima di tutto è necessario che l’agente abbia un email impostata sul proprio profilo. Chiedete all’amministratore della vostra agenzia di controllare questa impostazione dal menù “Archivi” – “Agenti” e ovviamente l’email deve essere stata configurata sul cellulare. A questo punto è sufficiente che l’agente in questione, selezioni la voce “Impostazioni” – “Opzioni di sistema” dal menù in alto e clicchi sulla voce “Impostazioni Agenda“. Se non vedete questa voce, chiedete all’amministratore di abilitarvela sul vostro profilo. In questa schermata basta spuntare la voce “Ricevi ogni sera via email l’agenda giornaliera del giorno dopo” specificando l’orario in cui riceverla, al resto ci pensa Agim On Line. N.B. si riceve SOLAMENTE l’agenda relativa ai propri eventi.


Perchè le richieste diventano viola in automatico? Io ho inserito degli eventi in agenda.

Il sistema delle scadenze presente sulle richieste, ma vale anche per le notizie, si basa sulla presenza degli eventi inseriti in agenda, ma soprattutto sul fatto di averli chiusi che è fondamentale per il corretto funzionamento delle date di scadenza. In sostanza se inserite un evento in agenda, dovete SEMPRE ricordarvi di chiuderlo, ci sono ovviamente delle varianti però, andiamo a spiegarle meglio.

Se state proponendo degli immobili ad un cliente acquirente che avete al telefono oppure in agenzia, in quel caso va da sè, che l’evento nel momento in cui viene creato va subito chiuso è un operazione che state facendo in quel momento, ma se ad esempio avete inserito un appuntamento di vendita, non potete chiuderlo quando lo inserite, ma quando tornate in agenzia ed inserite l’esito dell’appuntamento stesso sull’immobile.

La cosa più semplice da fare è che ogni agente a fine giornata si occupi di chiudere gli eventi della propria agenda lavorativa. Potete farlo velocemente utilizzando l’agenda ad elenco giornaliero, basta selezionare tutti gli eventi con il segno di spunta che trovate nella barra di lavoro dell’agenda, (si colorano di giallo) quindi premere sul pulsante “Se selezionati” e nella tendina che compare cliccare sulla voce “Segna come chiusi“, niente di più facile.


Un nuovo agente è entrato a far parte del mio team, come faccio a farlo entrare sul gestionale?

E’ sufficiente che l’amministratore dell’agenzia, vada nel menù “Archivi” – “Agenti” quindi clicchi sul pulsante “Aggiungi“. Nella schermata che appare, la prima parte è quella inerente all’anagrafica dell’agente, perlomeno inserite nome, cognome e un email, nella sezione chiamata “Accesso” trovate invece tutta la parte relativa ai permessi operativi e all’inserimento della username e della password. Nei permessi operativi, state attenti a cosa gli permettete di fare, in quanto i segni di spunta che trovate nella schermata hanno questo significato, prendiamo come esempio l’archivio immobili, partendo da sinistra verso destra:

Prima spunta: può vedere l’archivio immobili.
Seconda spunta: può aggiungere gli immobili.
Terza spunta: può modificare gli immobili a lui associati.
Quarta spunta: può eliminare gli immobili a lui associati.
Quinta spunta: può visualizzare gli immobili degli altri agenti all’interno dell’agenzia.
Sesta spunta: può modificare gli immobili degli altri agenti all’interno dell’agenzia.
Settima spunta: può eliminare gli immobili degli altri agenti all’interno dell’agenzia.
Ottava spunta: può stampare l’elenco e la scheda degli immobili.

Ovviamente questo concetto è relativo agli immobili, ma è applicabile a tutti gli altri archivi. N.B. ricordatevi di abilitare le opzioni di sistema, sono importanti.


Mi piacerebbe che venisse fuori il mio logo nella scheda immobile che invio al cliente o che stampo, come faccio ad inserirlo?

E’ sufficiente inviarci il logo alla nostra email helpdesk@ssd.it nel miglior formato possibile e ci pensiamo direttamente noi ad inserirlo sul gestionale, senza alcun costo aggiuntivo.


Come si usa il pannello portali? Ho 200 immobili, faccio salva ma non li salva tutti.

Il pannello portali come tutti gli elenchi ragiona con l’ottica della paginazione, quindi se nelle “Impostazioni” – “Opzioni di sistema” – “Impostazioni account utente” avete selezionato di vedere 30 righe per volta in ogni pagina, cosa succede al pannello portali? Se avete 200 immobili e 200/30 = 6.6666666 vuol dire che avrete 7 pagine di immobili in cui dalla prima alla sesta ci saranno 180 immobili (30 per pagina) e nell’ultima 20. Questo vuol dire che quando effettuate la selezione degli annunci da inviare sui portali, dovete poi ricordarvi di cliccare il tasto “Salva” che sta sulla destra per ogni pagina.

Ricordatevi inoltre che in base al numero di portali che avete selezionato, potrà essere necessario scorrerli attraverso i pulsantini numerici (1,2,3,4,5,6) nella barra di lavoro dell’elenco portali. Altra cosa importante, il numero che compare sotto il logo di ogni portale vi riporta il numero di immobili che sono stati selezionati per l’invio, mentre nella barra di lavoro trovate il numero di immobili che potete selezionare già “ripuliti” da immobili non disponibili, cestinati, storicizzati o notizie, quindi basta verificare quei numeri per non sbagliarsi. Sembra un processo complicato, in realtà è molto semplice, basta farlo una volta per capire come funziona.


Ho ripristinato un immobile dal cestino o dallo storico e mi è sparito!!!

In realtà non è sparito nulla, quando un immobile viene cestinato o storicizzato automaticamente Agim On Line lo mette anche come non disponibile, questo perchè in caso di ripristino per un qualsiasi errore, c’è la sicurezza che l’immobile non venga comunque pubblicato, fino a che volontariamente l’utente non entra sulla scheda e rimette la spunta sulla voce “Disponibile” nella sezione “Dati agenzia“.

Attenzione però, perchè se nelle “Impostazioni” – “Opzioni di sistema” – “Impostazioni account utente” avete selezionato di vedere solamente gli immobili “Disponibili” all’apertura dell’elenco ovviamente non lo vedete. E’ sufficiente quindi dai filtri presenti nella schermata dell’elenco immobili, posizionare la tendina “Disponibili” sulla voce “Disponibilità” , la prima della tendina in sostanza che equivale ad azzerrare il filtro, poi fate un cerca e l’immobile comparirà correttamente. Attraverso l’uso dei colori in questo caso il grigio vi accorgete subito degli immobili non disponibili.


Ho inserito un immobile con codice “ROS”, quando lo cerco dalla ricerca veloce mi vengono fuori anche degli altri risultati perchè?

Lo strumento di ricerca veloce degli immobili effettua la ricerca su molteplici campi della scheda, quindi nell’esempio di cui sotto, se esiste un immobile in via Rossini oppure un immobile del proprietario Rossi questo viene considerato in fase di ricerca, basta passare con il mouse sopra il punto interrogativo vicino alla ricerca veloce per vedere su cosa viene effettuata. Come fare quindi a cercare ESATTAMENTE il codice ROS? Basta prefissare il codice con il segno +, quindi scrivere +ROS e ad Agim On Line farà la ricerca esclusivamente sul codice immobile.


Apro l’elenco immobili e sul proprietario e l’indirizzo vedo degli asterischi, perchè?

Ci sono due possibilità perchè accade questo, la prima è che il vostro profilo di agente non ha la possibilità di vedere i dati riservati degli immobili degli altri agenti presenti nell’agenzia e in questo caso dovete sentire direttamente l’amministratore, la seconda che è anche la più comune è che non avete spuntato nelle “Impostazioni” – “Opzioni di sistema” – “Impostazioni account utente” la voce di visualizzare i dati del proprietario e l’indirizzo all’apertura dell’elenco immobili. Potete gestirlo anche attraverso il pulsante con 3 asterischi che si trova nella barra di lavoro dell’elenco immobili, ma in questo caso dovreste cambiarlo ogni volta e sarebbe scomodo, quindi molto meglio agire dalle opzioni in base alla propria necessità.

Perchè è stata creata questa funzione vi chiederete? I clienti sono curiosi non è una novità e se avete un computer con una visibilità del monitor al cliente finale e lo usate ad esempio per far vedere gli immobili ai clienti che entrano in agenzia, dovete per forza passare prima dall’elenco immobili, se vedono queste informazioni sensibili, c’è il rischio che il cliente possa “scavalcarvi” leggendo velocemente il proprietario oppure l’indirizzo.


Ho passato un immobile ad un’altra agenzia e mi è sparito il proprietario!

Quando effettuate un passaggio di un immobile, ma questo vale anche per le notizie e le richieste, il passaggio si porta dietro i dati correlati, quindi anche il cliente proprietario o acquirente che sia. Ovvio che se questo proprietario ha altri immobili/notizie, oppure l’acquirente ha più di una richiesta questo non va bene. Come risolvere la cosa? E’ molto semplice, prima di passare l’immobile/notizia/richiesta basta entrare nel relativo dettaglio, levare il proprietario (il che NON vuol dire cancellarlo dall’archivio), ma semplicemente levare l’associazione del cliente con il dato, salvare e a quel punto effettuare il passaggio.

Sarà poi cura dell’agente che effettua il passaggio, scrivere nelle note che vengono inviate nella fase di passaggio, i dati del proprietario/acquirente in maniera che il destinatario possa andare a reinserirlo, in questo modo nessuno perde nulla.


Oddio, mi è sparito il salva a destra e adesso?

Questa è una domanda che spesso ci è capitato di dover gestire, nella maggiorparte dei casi si tratta della funzione di zoom del browser che capita a volte di toccare anche non volendo essendo gestibile dalla rotellina del mouse. Per ripristinare la zoom alla condizione iniziale di partenza, basta premere i tasti CTRL e 0 (zero) insieme e il problema è risolto.

 

Per ora terminiamo qua questo piccolo vademecum, che ovviamente non vuole essere una guida, anzi cogliamo l’occasione per informare i nostri clienti che stiamo preparando dei video tutorial completi di tutte le funzioni di Agim On Line, per facilitare al meglio la comprensione del nostro prodotto e soprattutto fare in modo che i nostri clienti lo utilizzino al 100% delle sue potenzialità.

Se vuoi lasciare un commento, oppure chiedere qualche spiegazione su una funzione che non ti è chiara, siamo a tua disposizione!

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